سازمان‌هاي نگهداري‌و‌تعميرات با انواع و اقسام آمار و اطلاعات گسترده و پراكنده مواجه هستند كه مديريت نگهداري‌وتعميرات بايد بتواند با كنترل و سازماندهي موثر اين اطلاعات، آنها را مبناي تصميم‌گيري علمي خود قرار داده و در راستاي بهبود گام بردارد. راه‌حل، در ايجاد و توسعه يك نظام اطلا‌عاتي مديريت نگهداري‌و‌تعميرات (MMIS) نهفته است. يك MMIS مناسب و موثر كمك مي‌كند كه داده‌هاي شفاف و مرتب از سيستم نت جمع‌آوري و طبقه‌بندي شده، جريان كسب اطلاعات روان وتسهيل شود و نهايتا" با تجزيه و تحليل سريع آنها، فرصت‌هاي بهبود  مشخص مي‌شوند.

انواع داده‌هايي كه سيستم نت با آنها مواجه است عبارتند از:

 

  فهرست انواع ماشين آلات و تجهيزات- فهرست قطعات يدكي و مواد مصرفي- فهرست و نقشه موقعيت نصب ماشين‌آلات-  فهرست و دستور‌العمل برنامه‌هاي نت پيشگيرانه(PM) و نت پيش‌بينانه (PdM)-

 

دستورالعمل‌هاي روانكاري، تعويض و بازرسي- مشخصات و شناسنامه دستگا‌هها- سوابق تعميرات ماشين‌آلات و سوابق مصرف قطعات- مشخصات فني قطعات يدكي-  نقشه‌ها و دستور‌العمل‌هاي عيب‌يابي و رفع عيب-  سوابق آموزشي پرسنل نت- سوابق و اطلاعات فردي پرسنل- آمار موجودي و كنترل انبار- آمار و اطلاعات سفارش خريد قطعات- اطلاعات و سوابق تامين‌كنندگان- نقشه و اطلاعات تاسيسات و اماكن- سوابق گزارشات دوره‌اي- سوابق شاخص‌هاي مديريتي نت و ...

 

براي ايجاد يك سيستم MMIS  ابتدا بايد تحليل نيازهاي اطلاعاتي سيستم بر اساس شناخت ورودي‌ها و خروجي‌هاي سيستم و طبقه‌بندي انواع اطلاعات مورد نياز جهت ثبت و پردازش، اقدام شود؛ دستورالعمل‌هاي مربوط به گردآوري و ذخيره‌سازي اطلاعات بطور شفاف  و ترجبحا" مكتوب به اطلاع افراد دخيل رسانيده شود؛ حمايت مديريت ارشد براي نظام اطلاعاتي و هزينه‌هاي ناشي از آن نظير تهيه انواع فرم‌ها، آموزش، زمان مستند‌سازي، سيستم‌هاي مكانيزه گردآوري اطلاعات، كامپيوتر‌ها و امكانات سخت‌افزاري،... تامين شود و آموزش لازم به كليه پرسنل داده شود.

همچنين لازم است در شروع كار، مستند‌سازي كامل از تمامي مدارك فني موجود (كامل يا ناقص) انجام شود و مدارك، فهرست‌برداري شده و شماره‌گذاري شوند. همچنين فرمت‌هاي لازم براي گردآوري اطلا‌عات آينده ايجاد و توزيع شود.

 

نظام MMIS بايد يكپارچگي، انعطاف و همخواني لازم را خصوصا" با ساير بخش‌هاي شركت نظير واحد خريد، واحد انبار‌ها، واحد پرسنل و واحد توليد داشته باشد بطوريكه همزمان اطلاعات اين واحد‌ها بتواند در ساير بخش‌ها قابل دسترسي باشد. سطح دسترسي مورد نياز هر واحدي هم مشخص باشد و سياست مديريت و تعريف شرح مشاغل، قابل تغيير باشد.

 

سيستم MMIS با داشتن الگو‌هاي رياضي، مهندسي و اقتصادي قادر به محاسبه و تحليل انواع شاخص‌هاي مديريتي و كنترلي خواهد بود. فرمول‌هاي مورد نيازبراي محاسبه شاخص‌هايي نظير MTTR، MTBF، SRA ،FTA، ABC، OEE و... بايد در سيستم MMIS وارد شود تا بتواند خروجي موردنياز را در قالب يكسري جداول يا نمودار‌ها ارايه نمايد. محاسبات و تحليل‌هاي هزينه‌اي نيز با داشتن اطلاعات مناسب قابل انجام خواهد بود. ايجاد يا توسعه يك سيستم MMIS   ممكن است بطور داخلي (توسط نيرو‌هاي داخل سازمان) مقدور يا بصرفه نباشد، بنابراين در اينگونه شرايط استفاده از خدمات يك شركت ديگر مشكل‌گشا خواهد بود. به هر صورت تعريف دقيق خواسته‌ها و نياز‌ها، تعريف دقيق روش‌هاي كاري و فرصت‌ها و تعريف دقيق مكانيزم تهيه گزارشات و محاسبات بسيار مهم است.

 

نكته ديگر اينكه مديريت نگهداري‌و‌تعميرات به MMIS به عنوان يك ابزار نگاه كند نه يك هدف و بسيار مراقب باشد در طول زمان و تغيير نگرش‌هاي كاريMMIS  اثربخشي خود را از دست ندهد و هميشه از خروجي‌هاي آن به عنوان مؤلفه‌هاي مهم در تصميم‌گيري و هدايت سيستم استفاده شود.