غالباً در بسياري از كارخانجات، سيستم PM بصورت غير اثربخش پياده‌سازي مي‌شود. نگرش اكثريت به PM درحد انجام يكسري فعاليت‌هاي منظم به جاي فعاليت‌هاي نامنظم مي‌باشد. بسياري از فعاليت‌هاي PM طوري تعريف شده‌اند كه بايستي در زمان غيرفعال بودن ماشين‌آلات انجام شوند و دليل آن هم اين است كه اين فعاليت‌ها به بررسي چگونگي تنظيم اوليه و راه‌اندازي ماشين‌ها مربوط مي‌شود.

براي اينگونه فعاليت‌هاي PM اين سوال كه آيا وجود آنها همچنان مورد نياز مي‌باشد، مطرح نشده و بطور مثال طراحي مجدد كاورها و پوشش‌هاي محافظ دستگاه براي ايجاد قابليت بازرسي در حين توليد، انجام نشده است.

از آنجايي كه كارهاي PM بصورت دستور كارهاي جداگانه مي‌باشد، معمولاً غير اثربخش خواهد بود. بطور مثال براي انجام شش بازديد PM يك دستگاه پرس، نزديك به يك ساعت زمان در هفته لازم بود چون اين بازديدها بصورت دستور كارهاي جداگانه صادر مي‌شد. اما با تغيير رويه PM از دستوركارهاي جداگانه به يك دستوركار جامع شامل همه بازديدها، كه مي‌تواند حتي يكباره انجام شوند اين زمان به 5 دقيقه كاهش يافت.

مثال فوق همه فوايد و ضرورت‌هاي سيستم دستوركار PM را زير سوال نمي‌برد بلكه در بسياري از مواقع لازم است كارهاي PM متناسب با دستوركار انجام شود.بسياري از شركت‌ها ادعا مي‌كنند كه توانسته‌اند مسايل ناشي از ايجاد دستوركار را  مديريت كنند اما بررسي‌ها نشان مي‌دهد در بسياري از مواقع اين ادعا صحت ندارد و به دلايل مختلفي مانند مثال فوق، سيستم دستوركار غير اثربخش بوده است.

سيستم دستوركار PM معمولاً فعاليت‌هاي مكانيكي، الكتريكي، تنظيمات روانكاري را جداگانه پردازش و برنامه‌ريزي مي‌كند و خود اين مسأله موجب دوباره‌كاري در انجام برخي فعاليت‌ها خواهد شد. بطور مثال اپراتور نت مجبور است يكبار براي انجام دستوركار تنظيم پرس، يكبار براي انجام دستوركار گريسكاري اتصالات و ... مراجعه كند و هر بار نياز به توقف پرس و باز كردن برخي اتصالات و برداشتن كاور دستگاه خواهد داشت. در حاليكه اين امكان وجود دارد كه ما چند نوع از كارهاي PM را با هم تركيب كرده و دستوركار آنها را يكباره صادر كنيم. دراين صورت كل فعاليت‌هاي مورد نياز از قبيل حمل و نقل، توقف دستگاه، بازكردن كاور ‌دستگاه و بازديد اتصالات، گريسكاري اتصالات و ... در يك مرتبه انجام خواهد شد. سياست بهينه‌سازي PM در اين مواقع اين است كه روشي را در پيش بگيريم كه از تركيب كردن و هم گروه كردن فعاليت‌هاي PM پيروي كند. در اين حالت راحت‌تر مي‌توان در مورد حفظ، تغيير يا حذف فعاليت‌هاي PM تصميم گرفت. با انجام اين سياست بهينه‌سازي، كاهش هزينه ناشي از سيستم PM در مقابل شكست‌هاي ناگهاني مشخص خواهد شد.

براي اولويت‌گذاري فعاليت‌هاي PM  از اين بابت كه چه وقت انجام شوند، دو اولويت زير را در نظر داشته باشيد

در مرحله اول سعي كنيد فعاليت PM را به گونه‌اي تعريف كنيد كه امكان اجراي آن در زمان فعال بودن ماشين وجود داشته باشد.

چنانچه اجراي PM در زمان فعاليت ماشين ميسر نشد، آن را به زمان خاموشي دستگاه انتقال دهيد.

چنانچه سياست فوق به خوبي انجام شود، حدود 90 درصد فعاليتهاي PM به زمان فعال بودن ماشين‌آلات انتقال خواهد يافت و زمان مفيد كاري ماشين‌آلات افزايش خوبي پيدا خواهد كرد.

 

براي اولويت‌گذاري اينكه چه كسي فعاليت‌هاي PM را انجام دهد اولويت‌هاي زير را مد نظر داشته باشيد:

1- اپراتور دستگاه

2- اپراتور نگهداري‌وتعميرات

3- توسط نيروهاي داخل سازمان

4- توسط پيمانكاران خارج سازمان

 

البته سياست كلان پيمان‌سپاري نگهداري‌و‌تعميرات چنانچه به خوبي بررسي شده باشد و بدرستي سپرده شود، اولويت‌گذاري فوق را تغيير خواهد داد.پس‌از اجراي اصول بهينه‌سازي PM كه درباره آن اشاره شد (حذف فعاليتهاي اضافه PM ، ادغام فعاليت‌هاي PM و جلوگيري از دوباره‌كاري‌ها) نفر ساعت كل PM حدود 50 تا 70 درصد كاهش خواهد داشت و شما توانسته‌ايد تا حد بسيار خوبي سيستم PM خود را بهبود دهيد.